El objetivo de la Política de Privacidad es comunicar clientes o usuarios qué información y datos personales recolecta WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. La finalidad de la recolección de la información. Cuál es el uso de la información. Cuándo la compartimos. cómo los protegemos, los derechos que le asisten a los titulares de la información el procedimiento para ejercer los derechos.
La información y los datos personales son suministrados por nuestros clientes o usuarios, para hacer posible la prestación de nuestro servicio de licenciamiento de Software. WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información y los datos personales que nuestros clientes o usuarios suministran a través de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (incluyendo sitios web, oficinas de atención, call center), y estamos comprometidos con la protección y tratamiento adecuado de los mismos, conforme al régimen legal de protección de datos personales aplicable en Colombia ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios.
Finalidades del tratamiento de la información y datos personales
La información y datos personales recolectados son utilizados para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente con WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. así como para la realización de atención de consultas, quejas, reclamos y felicitaciones, registros contables, correspondencia, promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, cobros o reembolsos, atender procedimientos legales, efectuar reportes o atender requerimientos de las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales, incluyendo investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios a través de programas de lealtad, para la ejecución del contrato de licenciamiento y demás servicios y actividades complementarias, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad, y demás finalidades indicadas en este documento.
El tratamiento de la información y datos personales por parte de los responsables y encargados se encuentra enmarcado en la garantía y respeto de los principios de tratamiento definidos por la ley aplicable. Estos principios son los principios de licitud, legalidad, libertad, transparencia, consentimiento, información, calidad, acceso y circulación restringidos, finalidad, lealtad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad.
WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. no vendemos ni cedemos a terceros por un precio la información y los datos personales de nuestros clientes o usuarios.
Aceptación de esta Política de Privacidad
La aceptación expresa de esta Política de Privacidad y del tratamiento de la información y los datos personales conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el cliente o usuario titular de los mismos, proporciona los datos presencialmente, incluyendo call center, cuando adquiere o utiliza cualquiera de nuestros productos o servicios, cuando pulsa la función "Continuar" cuando sigue navegando en nuestros sitios web www.worldoffice.com.co, www.worldofficeonline.com, www.worldofficealdia.com y www.woaldia.com o cuando hace uso de cualquiera de nuestras aplicaciones y servicios electrónicos en cualquier versión.
Para efectos de esta Política, se entiende por “tratamiento” cualquier operación o conjunto de operaciones sobre información y datos personales tales como, uso, recolección, almacenamiento, divulgación, circulación o supresión de los mismos.
Al aceptar esta Política General de Privacidad, cada uno de nuestros clientes o usuarios, en su calidad de titular de la información y de los datos personales recolectados, autoriza expresamente que WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. realicemos el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión en los términos de la presente Política de Privacidad y/o transferencia dentro del país o a terceros países de los datos suministrados para las finalidades descritas en las Políticas de Privacidad de los terceros a quienes sean transferidos dichos datos personales. Con la aceptación de la presente Política de Privacidad cada uno de nuestros clientes o usuarios, en su calidad de titular de la información y de los datos personales recolectados autoriza el tratamiento de dichos datos para todas las finalidades establecidas en este documento y especialmente para:
Realizar comunicación óptima con la oferta de nuestros productos y servicios, promociones, ofertas destacadas, invitación a eventos y demás actividades.
Realizar actividades de mercadeo, promoción, publicidad, envió de proformas, facturación, cobranza, recaudo, mejoras en el servicio, consultas, verificaciones, control, habilitación de medios de pago, prevención de fraudes así como cualquier otra actividad relacionada con nuestros productos y servicios, ofertas actuales o futuras para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social, a través de cualquier medio en forma directa.
Compartir la información y los datos personales con Partners con el fin de que estos puedan contactar al usuario para brindar la capacitación.
Evaluar la calidad los productos y servicios prestados directamente o por terceros relacionados con WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. mediante encuestas de satisfacción y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros productos y servicios.
Realizar actividades de posventa, envío de instructivos, respuesta a solicitudes de cualquier índole, suscripción a boletines que contienen información de las nuevas aplicaciones desarrolladas por World Office, ofrecimiento de servicios prestados por terceros autorizados por WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S.
Prestar asistencia en nuestros productos y servicios a través de nuestros canales de servicio al cliente y soporte.
Solicitar datos de conexión remota y realizarla efectivamente para brindar soporte solicitado, esta información brindada no se almacena por parte de WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., se recomienda cambiar de credenciales con frecuencia.
Realizar copias de seguridad de la información de los usuarios cuando se estime necesario luego se realizaran pruebas para encontrar errores, después de estas pruebas se devolverá la copia de seguridad y se eliminara esa base de datos de los servidores de WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S.
Compartir los comentarios, opiniones, valoraciones y calificaciones que los clientes y usuarios generan los diferentes productos y servicios.
Facilitar la correcta ejecución de las compras y prestaciones de los productos y servicios contratados.
Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
Consultar y actualizar la información y los datos personales.
Acceder y consultar información del titular del dato que repose o este contenida en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública (cómo entre otros los ministerios, departamentos administrativos, Dian, Fiscalía general de la nación, registraduría nacional del estado civil, Procuraduría general de la nación, contraloría general de la república, policía nacional etc).
Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
Información y datos personales que obtenemos
WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. podemos recolectar información y datos personales de nuestros clientes o usuarios, la cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre otros, para tales efectos, podemos recolectar la siguiente información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, localizados en distintos países:
Nombre y apellido o razón social
Nombre comercial
Tipo y número de identificación.
Información de identificación tributaria y fiscal
Copia de documentos soporte de la información tributaria y bancaria
Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
Ciudad de residencia
Profesión u oficio.
Compañía en la que labora y cargo.
Dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, celular, página Web y/o fax.
Contactos autorizados, Dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, celular, página Web y/o fax.
Información del contador y/o revisor fiscal Nombre y apellido dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, celular.
Serial, modelo del disco duro en el que está instalado el software.
Registro de asistencia.
Datos biométricos, incluyendo imágenes, fotografías, videos, voces y/o sonidos, huellas digitales, que identifiquen o hagan identificables a nuestros clientes o usuarios y/o a cualquier individuo que se encuentre o transite en cualquier lugar donde WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. hayan instalado equipos
Los titulares de la información y los datos personales no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Sin perjuicio de lo anterior, en los casos en que para hacer posible la prestación del servicio, los titulares suministren algún dato personal sensible a las WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., deberán consentir expresamente a WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. el tratamiento de la información o dato personal sensible conforme la presente Política de Privacidad.
Adicionalmente, para fines de seguridad, WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. podemos recolectar, almacenar, compartir y cotejar con distintas autoridades administrativas, de control y vigilancia, autoridades de policía y autoridades judiciales, nacionales e internacionales, la información y datos personales, incluyendo datos biométricos, de nuestros clientes o usuarios, obtenidos a través de dispositivos de grabación de imagen, audio o vídeo, ubicados en nuestras instalaciones, (tales como oficinas administrativas, puntos de atención, call centers).
Vigencia del tratamiento de la información y datos personales
La información suministrada por los clientes o usuarios podrá permanecer almacenada hasta por el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.
Veracidad de la información
Los clientes o usuarios deberán suministrarnos información veraz sobre su información y datos personales para la formalización del licenciamiento y para hacer posible la prestación de los servicios contratados así como para los demás servicios que ellos requieran y bajo cuyas condiciones aceptan entregar la información requerida.
WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. presume la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la identidad de los clientes o usuarios, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asumimos responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
Protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales
La protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales de nuestros clientes o usuarios es de vital importancia para WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. Tenemos establecidos políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento a discreción de WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales, independientemente del medio o formato donde se encuentren, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que éstos sean transmitidos.
Los terceros contratados por WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a esta Política de Privacidad, a las políticas y manuales de seguridad de la información de WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
Todo contrato de WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales de nuestros clientes o usuarios, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos.
Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información
Los clientes o usuarios tienen derecho a conocer sus datos personales que se encuentran bajo nuestro control y a ejercer los derechos que les asisten como titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política de Privacidad.
Para efectos de lo anterior WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. establecemos un procedimiento general para el ejercicio de los derechos por parte de los titulares de la información y datos personales, contenido la siguiente cláusula de este documento, sin perjuicio de la aplicación de estipulaciones específicas que las leyes locales de cada territorio puedan contemplar. En caso de discrepancia entre el procedimiento general y las estipulaciones específicas contenidas en las normas locales aplicables, primarán las estipulaciones específicas.
Procedimiento general para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información y datos personales, aplicable a todos los territorios en los que operan World Office Colombia S.A.S.:
Los clientes o usuarios tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de los datos personales requeridos por WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad.
Con la aceptación de esta Política de Privacidad, el cliente o usuario, manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:
Conocer, actualizar y rectificar su información y datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de su información y datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a la información y datos personales.
Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales que le sea aplicable.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información y datos personales en los términos de la presente Política de Privacidad.
Acceder a su información y datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, previa solicitud a WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., en los términos de la normatividad vigente que le sea aplicable. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. cobraremos al titular que solicite dicha información, los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:
Consultas: Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes, podrán consultar su información y datos personales que reposen en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, informaremos los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes, consideran que la información y datos personales contenidos en nuestras bases de datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las regulaciones, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas.
Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S., con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que quiera hacer valer al correo electrónico habeasdata@worldoffice.com.co Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo.
En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará oportunamente.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo debidamente soportado. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para hacer efectivos sus derechos, los clientes o usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y datos personales enviando su solicitud de soporte en la opción de tratamiento de datos.
El titular debe incluir en la solicitud los siguientes datos:
Nombres
Apellidos
Número de documento de identidad
Correo electrónico
Asunto
Tipo de documento
Teléfono
País
Ciudad
Motivo del Contacto
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los datos personales no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos que las leyes aplicables dispongan.
Modificaciones a la Política de Privacidad
WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. nos reservamos el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: en nuestros sitios web, (Aviso de Privacidad) o a través del último correo electrónico proporcionado.
Vigencia
Esta Política General de Privacidad es efectiva desde el día de su publicación. La última revisión publicada es del 1 de septiembre de 2016.
Los datos de contacto de WORLD OFFICE COLOMBIA S.A.S. en Colombia son:
